بهره وری, نرم افزار رایگان بازاریابی, وبسایت و پروفایل شخصی داود جمیری

5 مرحله برای اجرای یک جلسه پروژه پس از مرگ [+ س Keyالات اصلی برای پرسیدن]

هیچ پروژه ای موفقیت یا شکست یکپارچه نیست.

حتی وقتی به نظر می رسد یک پروژه احتمالاً بهتر (یا بدتر) پیش نرفته است ، همیشه باید درسهایی آموخت.

بنابراین ، پروژه پس از مرگ.

جلسه پس از مرگ تحقیقاتی نیست. این یک تحقیق برای کشف همه درس های آینده است – فرصتی برای تقصیر یا سرزنش مردم در محل نیست.

Download our complete productivity guide here for more tips on improving your  productivity at work.

این فرصت برای پرسیدن است: دقیقاً چه چیزی را به دست آوردیم؟ و حتی مهمتر از این: دفعه بعد چه کاری می توانیم بهتر انجام دهیم؟

برای کمک به تیم شما برای استفاده بیشتر از جلسات پس از مرگ پروژه شما ، ما برخی از دستورالعمل های اساسی را به اشتراک گذاشته ایم. آنها را در زیر بررسی کنید و بعد از مرگ پس از مرگ خود را پربازده ترین مورد خود قرار دهید.

یک جلسه سازنده پس از مرگ ، فرصتی برای باز کردن کامل مسیر پروژه و کاوش بیشتر در چرایی وقوع اتفاقات به روال گذشته است.

سود اصلی بهبود کارایی است. اگر درست انجام شود ، گلوگاه ها را در فرآیندهای خود شناسایی کرده و روند کار خود را بهبود می بخشید.

فراتر از آن ، یک جلسه پس از مرگ بهتر خواهد شد:

  • روحیه – تجلیل از پیروزی های خود در یک جلسه پس از مرگ می تواند به جمع شدن تیم شما و ایجاد حس رفاقت کمک کند.
  • ارتباطات – همانطور که در حال باز کردن بسته بندی های درست و غلط هستید ، امیدوارید که شکاف های ارتباطی را که ممکن است مانع اجرای پروژه باشد ، شناسایی کنید.
  • شفافیت – یک جلسه پس از مرگ همه را به اشتراک می گذارد تا دیدگاه خود را در مورد پروژه به طور کلی بیان کنند. این یک فضای شفاف ایجاد می کند که در آن می توانید به اصل موضوعات برسید.

مستندات جلسه پس از مرگ

برای آماده شدن برای جلسه پس از مرگ ، سه اسناد اصلی لازم است:

  • پرسشنامه قبل از جلسه – یک پرسشنامه به تیم شما وقت می دهد تا پروژه را به طور کلی ارزیابی کند. در پایان ، می توانید پرسشنامه را بررسی کنید تا الگوها و نکات گفتاری را برای جلسه مشخص کنید. اطلاعات بیشتر درباره آن اینجا .
  • دستور جلسه – داشتن یک دستور کار برای اطمینان از جلسات روان شما بسیار مهم است. بدون یکی ، ممکن است وقت نداشته باشید تا به مهمترین مسائل خود بپردازید. برای جزئیات بیشتر در مورد چگونگی سازماندهی دستور کار خود ، به این بخش بروید.
  • صفحه کار جلسه – یک صفحه کار برای سازماندهی بازخورد تیم شما در دسته های مناسب در طول جلسه مفید خواهد بود. به عنوان مثال ، صفحه کار شما باید شامل بخشی برای موفقیت ها ، شکست ها ، موانع و راه حل ها باشد.
  • سند خلاصه – پس از پایان جلسه ، سندی را تهیه کنید که نکات اصلی مورد بحث و اقدامات عملی برای آینده را شامل شود. اطلاعات بیشتر در مورد اینجا .

نحوه اجرای یک جلسه تولید پس از مرگ پروژه سازنده

1 مراحل پس از مرگ را بخشی استاندارد از روند تیم خود قرار دهید.

جلسات پس از مرگ باید یک قسمت اساسی از روند تیم شما باشد – برای پروژه های بزرگ و پروژه های کوچکتر. اکثر تیم ها آنها را برای پروژه های بزرگتر با تاریخ شروع و پایان قطعی اجرا می کنند ، اما می توانند برای پروژه های در مقیاس کوچکتر یا حتی در حال اجرا به همان اندازه مفید باشند.

حتی اگر “post-mortem” به معنای واقعی کلمه به معنای پس از مرگ است ، تیم شما نیازی به انتظار برای پایان یک پروژه طولانی مدت ندارد تا از ارزیابی گذشته نگر ارزش کسب کند.

همانطور که در حال انجام برنامه زمان بندی یک پروژه در مرحله شروع هستید ، مینی پس از مرگ را در مراحل مهم وارد کنید. این بررسی های نبض به تیم شما این فرصت را می دهد تا درک بهتری از پیشرفت پروژه داشته باشد – و امیدوارم موارد احتمالی را قبل از آسیب دائمی شناسایی کنید.

وقتی پروژه رسماً به پایان رسید ، برای تعیین آخرین مرحله پس از مرگ خیلی منتظر نباشید ، در غیر اینصورت افراد از نظر ذهنی حرکت خواهند کرد. در واقع ، شما باید پس از مرگ را هنگام تهیه کامل برنامه ، برنامه ریزی کنید ، بنابراین همه می دانند که این قسمت مورد انتظار برای پایان پروژه است.

2. قبل از جلسه واقعی یک پرسشنامه پس از مرگ ارسال کنید.

جلسه نباید بیش از یک ساعت برنامه ریزی شود. هرکسی فرصتی برای صحبت ندارد و برخی از موضوعات کوچکتر (اما همچنان مهم) ممکن است زمان زیادی برای بحث نداشته باشند. و صادقانه بگویم ، همه راحت نیستند که در این نوع انجمن صحبت کنند.

استفاده از پرسشنامه قبل از جلسه به این معنی است که همه اعضای تیم شما از فرصت برابر برای به اشتراک گذاشتن عقاید خود برخوردار هستند و هیچ جزئیات سرگردان زیر رادار پرواز نمی کنند.

این پرسشنامه همچنین فرصتی را برای افراد فراهم می کند تا قبل از جلسه خود را سازماندهی کنند. مردم می توانند در مورد چرایی اتفاقات خاصی رخ داده (یا اتفاق نیفتاده اند) تحقیق کنند ، بنابراین می توانند دلایل و راه حل های بالقوه ای را برای جلسه به همراه داشته باشند – نه فقط اشتباه قدم ها یا نظریه های عجولانه فرمول بندی شده.

به عنوان مثال ، اگر پروژه ای نیاز داشت که افراد خلاق در تیم شما به صورت شبانه روزی کار کنند تا محصولات خود را به موقع انجام دهند ، چرا این اتفاق افتاد؟ آیا جدول زمانی پروژه بد تنظیم شده است؟ آیا افراد بی تجربه به وظایف اشتباه واگذار شده اند؟

پاسخ های پرسشنامه باید دستور جلسه جلسه پس از مرگ را متمرکز کند ، و بحث را روی موضوعاتی متمرکز کنید که بیشترین تأثیر را داشته باشند. با این حال ، این پرسشنامه همچنین به این معنی است که موارد “کوچکتر” در روند کامل پس از مرگ نادیده گرفته نمی شوند.

3 برای ادامه جلسه یک ناظر را انتخاب کنید.

هدف یک پروژه پس از مرگ ارزیابی سازنده است که تیم پروژه به نتیجه رسانده است و آنچه که می توان بهتر انجام داد.

برای اینکه این بحث مثمر ثمر باشد ، کسی باید گفتگو را مدن ، متمرکز و رو به جلو حفظ کند. اینجا جایی است که مجری جلسه وارد می شود.

قبل از جلسه حضوری مجری ایجاد کنید که می تواند در دستور کار قرار بگیرد و در صورت خارج شدن از کنترل بحث را رهبری کند. مجری لازم نیست مدیر پروژه یا عضوی از تیم رهبری شما باشد ، آنها فقط باید راحت مسئولیت خود را بر عهده بگیرند.

4 یک دستور کار مشخص تنظیم کنید.

با جزییات زیادی که باید در مدت زمان کوتاهی پوشش داده شود ، دور شدن از مسیر خارج از جلسات پس از مرگ آسان است. با ایجاد یک دستور کار مشخص جلسه از قبل کمک کنید تا بحث را کنترل کنید:

با جمع بندی از اهداف اصلی پروژه شروع کنید ، و به طور خلاصه اهداف و معیارهای تعیین شده در زمان شروع را مرور کنید. این قسمت نباید بیش از پنج دقیقه باشد و باید به عنوان یک تجدید نظر سریع در مورد کاری که تیم شما در نظر دارد انجام شود.

نتایج را به طور خلاصه مرور کنید. هنگامی که اهداف و اهداف اصلی را پشت سر گذاشتید ، برای بررسی نتایج نهایی پروژه چند دقیقه وقت بگذارید. این باید یک ارزیابی مستقیم باشد که آیا این پروژه برای موفقیت به معیارهای تیم شما رسیده است یا نه. آیا به اهدافی که برای رسیدن به آن تعیین کرده اید برخورد کرده اید؟

در ماندن چرا یا چرا آنها> اکنون زمان آن است که بررسی کنیم چرا این پروژه به همان روش پایان یافته و احساس اعضای تیم نسبت به آن انجام شده است. این بحث باید بیشتر قسمت جلسه را به خود اختصاص دهد. ما در این بخش نحوه ساختاردهی از آزمون شما را توضیح داده ایم [پرش به قسمت آخر].

5. حتماً حلقه را ببندید.

جلسه پس از مرگ فقط یک مرحله از مراحل پس از مرگ است.

نتیجه نهایی پرسشنامه و جلسه باید یک سند پس از مرگ باشد که در آن نتیجه گیری از تحقیق و اقدامات عملی برای آینده مشخص شده باشد.

و این پرسش فقط در مورد آنچه خوب یا بد پیش رفته نیست ، بلکه چه چیزی برای آینده تغییر خواهد کرد ، و چگونه؟ چه چیزی باعث موفقیت بزرگی در اینجا شده است که می توانیم آن را در پروژه های دیگر بطری کرده و استفاده کنیم؟

سند جمع بندی پس از مرگ را برای شرکت کنندگان در دسترس قرار دهید تا از سیستم خارج شوید. سپس مجموعه کارهای مربوط به بخشهای مختلف را برای همه در اختیار دیگران قرار دهید.

بنابراین دقیقاً چه مواردی را باید پس از مرگ بررسی کرد؟ چند مقطع مختلف برای تنظیم پرسش شما وجود دارد. دسته بندی اصلی پرسش ، برنامه ریزی ، اجرا ، نتایج و ارتباطات است.

در هر دسته ، باید س کمی ، کیفی و ذهنی را بپرسید:

س Quesالات کمی برای ارزیابی اجرای پروژه.

اینها س standardالات استاندارد بله یا خیر شما هستند.

  • آیا مهلت های تعیین شده رعایت شده یا از قلم افتاده اند؟
  • آیا ما کلیه محصولات قابل ارائه را که در محدوده پروژه ذکر شده ارائه دادیم؟
  • آیا معیارهای موفقیت از پیش تعریف شده حاصل شده است؟
  • آیا روند کار و فرآیند های کلی مشخص شده است؟
  • آیا بودجه ای بیش از حد بود؟

وقتی از این منظر به پروژه نگاه می کنید ، یک سوال اساسی اساسی همیشه این است: آیا طرح خوب بود؟ آیا ما برنامه را دنبال کردیم؟ آیا طرح بد بود؟ چرا؟

سرانجام تمام س questionsالات کمی که می پرسید باید به این موضوع اصلی بازگردند.

سوالات کیفی برای فراتر رفتن از داده ها.

این س questionsالات باز باید پروژه را فراتر از داده های سخت و برنامه ریزی ارزیابی کنند.

  • آیا ما با استانداردهای بالایی که انتظار داریم مشتری و مشتری خودمان کار کردیم؟
  • آیا مشتری موافقت می کند؟
  • آیا مردم احساس می کردند منابع ، اطلاعات و پشتیبانی مورد نیاز برای انجام وظایف خود را دارند؟
  • آیا معیارهای تبلیغات انتخاباتی یا انتظارات وظیفه ضعیف تعریف شده یا ابلاغ شده است؟

در هر دو پرسش کمی و کیفی ، درمورد اینکه چه چیزی خوب کار کرده و چه نتیجه ای ندارد ، مشخص کنید.

به عنوان مثال ، آیا شما موعد تحویل مشتری برای اشتراک گذاری اشخاص خود داشتید ، اما زمان بررسی داخلی ندارید؟ شاید مشتری آنها را به موقع ارسال کرده باشد (طبق برنامه پروژه) ، اما آنها برای نیازهای پروژه کافی نیستند.

یا آیا عدم نظارت توسط مدیر حساب منجر به هزینه بیش از حد مدیر جدید کمپین PPC در برابر بودجه تبلیغات مشتری شده است؟

ورود به جزئیات به شناسایی ریشه مسائل کمک می کند.

سوالات ذهنی برای درک چشم انداز کارکنان

س questionsالات ذهنی به ارزیابی احساس اعضای تیم شما کمک می کند و می تواند به رهبری کمک کند علائم نگران کننده فرسودگی و خستگی را زود تشخیص دهد.

این س questionsالات همچنین به رهبران اجازه می دهد تا بدانند که چه فرایندهایی با تیم آنها بهتر کار کرده و به آنها در برنامه ریزی پروژه های آینده کمک می کند

  • مردم از این پروژه بیشترین و کمترین لذت را می بردند؟
  • کار با مشتری چگونه بود؟
  • آنها در آینده چه تغییری در این نوع پروژه ایجاد می کنند؟
  • چگونه می توان در آینده کار با این مشتری یا در بین بخشهای خاصی روانتر پیش رفت؟
  • آیا می خواهید دوباره روی نوع مشابه پروژه کار کنید؟ اگر نه ، چرا که نه؟

یک جلسه پس از مرگ به تیم شما کمک می کند تا روند شما را به طور مستمر بهبود بخشد. بخاطر داشته باشید ، پس از مرگ که تاثیری در اقدامات آینده ندارد ، اتلاف وقت است. با توجه به این نکته ، اطمینان حاصل کنید که بینش خود را دنبال کنید تا در پروژه های بعدی نتایج بیشتری کسب کنید.

یادداشت سردبیر: این پست در اصل در مه 2016 منتشر شد و برای جامعیت به روز شده است.

Take me to Projects


نوشته ها مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *