iPaas, وبسایت و پروفایل شخصی داود جمیری

چگونه بهترین SOP ها را برای شرکت خود بنویسیم

این را تصور کنید: شما مدیر پروژه در یک شرکت بازاریابی بوتیک هستید که وظیفه دارد آموزش PM جدید را انجام داده و آنها را در نحوه انجام کار خود برای برآوردن انتظارات تسریع کند.

برای برآوردن این درخواست ، احتمالاً باید مجموعه ای از اقدامات را که قبلاً تنظیم شده اند یاد بگیرید. این مجموعه اقدامات را روش عملیاتی استاندارد یا به طور خلاصه SOP می نامند و به عادی سازی عملکردهای شغلی کمک می کند.

از آنجا که شرکت شما برای اجرای فرایندهای استانداردتری نیاز دارد ، مانند مدیریت ادغام iPaaS یا ایجاد کمپین های ایمیل ، SOP ها برای مرتب نگه داشتن همه چیز بسیار ارزشمند می شوند.

در این راهنما ، اصول اولیه SOP ها و نحوه نگارش آنها را توضیح خواهیم داد. سپس ، ما ابزارهای نرم افزاری مورد علاقه خود را برای ایجاد و اجرای SOP توصیه می کنیم. بیایید شیرجه بزنیم.

→ Download Now: Free Marketing Plan Template

مثال SOP

یک SOP خوب واضح است و به راحتی قابل خواندن است. SOP های خوب نوشته شده دارای مراحل کوتاه و ساده هستند و معمولاً در یک سند با برچسب مشخص ارائه می شوند.

در زیر نمونه ای از SOP عمومی برای فرایند خرید خودرو جدید آورده شده است. همانطور که نشان داده شد ، هر بخش به وضوح برای خواندن سریع و درک واضح برچسب گذاری شده است.

infographic of a standard operating procedure layout

منبع تصویر

بیایید جزئیات این مثال را با جزئیات بیشتری مورد بحث قرار دهیم.

قالب روشهای عملیاتی استاندارد

  • عنوان : SOP ها همیشه باید با عنوانی شروع شوند که هدف سند را به طور مختصر اما کامل نشان می دهد.
  • شناسه : این اطلاعات باید در بالای سند به منظور شناسه شامل شماره های شناسه مربوطه ، نام بخشها و امضای ضروری قرار گیرد.
  • هدف : اگر خواننده ای بخواهد SOP را قبل از مطالعه بیشتر درک کند ، بخش “هدف” خلاصه ای از آنچه SOP قصد دارد توضیح دهد ارائه می دهد. این بخش احتمالاً نیازی به طولانی تر از یک پاراگراف نخواهد داشت.
  • تعاریف : در صورت لزوم ، تعاریفی از اصطلاحات اصطلاحاتی را که خوانندگان باید قبل از شروع بدانند ، قرار دهید.
  • روش : قالب قسمت رویه بسته به پیچیدگی فرآیند متفاوت است. برای مراحل ساده تر گام به گام ، یک لیست شماره کار می کند. اگر کاربر باید بین دو یا چند مرحله در یک نقطه مشخص تصمیم بگیرد ، ممکن است نیاز به افزودن مراحل فرعی داشته باشید. اگر SOP شما شامل تصمیمات و چنگال های زیادی است ، احتمالاً یک نمودار جریان مناسب تر است.

1. ایجاد لیستی از فرایندها

برای شروع ، فهرستی عمیق از کارهایی که کارکنان برای مشاغل خود که نیاز به SOP دارند ، انجام می دهند تهیه کنید. برخی از بخشهایی که می توانند از SOP بهره مند شوند عبارتند از امور مالی ، حقوقی ، منابع انسانی ، خدمات به مشتریان و فناوری اطلاعات. به مشاغلی که دارای پروتکل سخت هستند فکر کنید. جایی که از دست ندادن یک مرحله ضروری است.

به عنوان مثال ، یک متخصص روابط عمومی جدید باید مراحل نوشتن بیانیه های مطبوعاتی و تامین مطبوعات را برای شرکت خود بداند. این یک دلیل عالی برای ایجاد SOP است.

2. فرایند خود را فرمت کنید

با نحوه ارائه SOP می توانید خلاق باشید. تا زمانی که درک آنها آسان باشد ، هیچ محدودیتی در نحوه ایجاد گردش کار وجود ندارد. رایج ترین قالب های SOP شامل اسناد گام به گام ، نمودارهای گردش کار ، نمودارهای سازمانی ، دستورالعمل های دقیق و چک لیست ها است.

متخصصین روابط عمومی چه نوع قالبی را SOP خود دریافت خواهند کرد؟ به احتمال زیاد نمودار گردش کار است. این به آنها این امکان را می دهد که ببینند چرا باید یک مرحله را برای رسیدن به مرحله بعدی انجام دهند. از نوشتن عنوان در بالا تا شامل پیوندهای صحیح ، هر مرحله به وضوح مشخص می شود.

3. ارتباط

مطمئن شوید که فرایند نوشتن شما دقیق است. با کارمندانی که هر روز از آن استفاده می کنند صحبت کنید. از آنها بازخورد و مشاوره بخواهید. اگر آنها می توانند ویرایش ها یا نکاتی مفید را ارائه دهند که درک SOP را آسان تر کند ، آنها را نیز وارد کنید.

به عنوان مثال ، یک منبع معتبر برای یک SOP در مورد نحوه نوشتن یک بیانیه مطبوعاتی معتبر ، احتمالاً یک روزنامه نگار یا مدیر ارشد در شرکت خواهد بود

3. بنویسید

SOP را با استفاده از روشی که برای موقعیت شما مناسب است بنویسید. به این فکر کنید که SOP را برای چه کسانی می نویسید و چگونه اطلاعات به بهترین نحو ارائه می شود. این نیز زمان مناسبی است تا بفهمید چه کسی مسئول به روزرسانی SOP در صورت نیاز است.

یک متخصص روابط عمومی به احتمال زیاد از SOP در مورد نحوه نوشتن بیانیه مطبوعاتی که دستورالعمل های خاصی در مورد قالب ارائه می دهد ، سود خواهد برد. به عنوان مثال ، “ پاراگراف یک باید 50-60 کلمه باشد که آلبوم ، گروه و مفهوم آنها را برای چرخه ضبط معرفی می کند” و “ پاراگراف دو باید 30-40 کلمه باشد و شامل توضیحات کوتاه 2-3 آهنگ.

4. پیاده سازی

SOP ها باید حداقل سالی یکبار پس از اجرا به روز شوند. آنها همیشه باید نیازهای سازمان در آن زمان را منعکس کنند. حفظ آنها مهم است بنابراین کارکنان همیشه به روزترین اطلاعات را در مورد آنچه از آنها انتظار می رود در اختیار داشته باشند.

SOP ها سریعترین یا کوتاهترین راهنماها برای نوشتن نیستند. اما آنها می توانند به یک پروژه زمانبر تبدیل شوند. نرم افزار می تواند به سرعت نوشتن کمک کند ، و ما چند ستاره فوق العاده را جمع آوری کرده ایم:

(در مورد قالب بندی لیست کمی مطمئن نبودم)

1. Trello

قیمت: Trello سه طرح قیمت گذاری ارائه می دهد : رایگان ، کلاس تجاری (10 دلار برای هر کاربر در هر ماه و برای تیم های حداکثر 100 نفر توصیه می شود) و Enterprise (17.50 دلار برای هر کاربر در ماه).

Trello یک ابزار زمان بندی است که به کاربران امکان می دهد همکاری خود را با استفاده از “کارت” مشاهده کنند ، که مانند یادداشت های چسبنده مجازی برای هر برد است. Trello را می توان برای سازمان استفاده کرد. از تقویم های تحریریه تا SOPs .

sop software: trello

منبع تصویر

ما Trello را به دلیل سهولت داشتن همه اسناد در یک مکان دوست داریم. اگر در این صفحه مدیریت دفتر حرکت کنید ، می توانید لیستی از مسئولیت های برخی از کارکنان را مشاهده کنید.

2. HubSpot

قیمت: ابزارهای اتوماسیون HubSpot در اشتراک های حرفه ای و سازمانی از مرکز بازاریابی ، مرکز خدمات ، مرکز فروش و مرکز عملیات.

CRM HubSpot شامل ابزار گردش کار است که به کاربران امکان می دهد از فناوری اتوماسیون بازاریابی در تجارت خود استفاده کنند. گردش کارها اقدامات و/یا دستورات را به نمودارهای سفارشی تبدیل می کند.

sop software: hubspot

منبع تصویر

“target =” _ blank “> ما ابزار گردش کار را برای SOP ها دوست داریم زیرا این گزینه را دارد که لیست ها را در یک نمودار تصویری بنویسد.

3. Evernote

قیمت: Evernote سه برنامه ارائه می دهد : رایگان ، شخصی (7.99 دلار در ماه) ، و حرفه ای (9.99 دلار در ماه).

Evernote یک برنامه محبوب یادداشت برداری است که به شما امکان می دهد کارهای بیشتری از یادداشت های سازماندهی شده انجام دهید. این برنامه سازماندهی ، همکاری و عملکردهای متعددی را ارائه می دهد. این برنامه همچنین دارای تعدادی الگو ، از جمله یکی برای SOP ها است.

sop software: evernote

تصویر منبع

ما Evernote را به دلیل سازگاری با سیستم عامل های مختلف و قابلیت سازماندهی دوست داریم.

4. Pipefy

قیمت: Pipefy چهار طرح ارائه می دهد : رایگان ، تجاری (18 دلار برای هر کاربر در ماه) ، Enterprise (30 دلار برای هر کاربر در ماه) ، و نامحدود (قیمت سفارشی).

Pipefy منابع و ابزارهایی را برای مدیریت فرایند ارائه می دهد. از میان مجموعه ای از الگوها انتخاب کنید (به طور جدی ، تعداد زیادی از آنها وجود دارد) ، اکثر آنها که به صورت رایگان ارائه می شود. تعدادی SOP الگوها وجود دارد که الگوهای سازمان شما را مشخص می کند نیازها ، مانند “اعضای تیم در کشتی”.

sop software: pipefy

منبع تصویر

ما Pipefy را به دلیل فراوانی الگوهای موجود و عناوین الگوهای قابل فهم آسان دوست داریم.

5. SweetProcess

قیمت: SweetProcess 99 دلار در ماه است برای تیم های حداکثر 20 نفره ، به علاوه 5 دلار در ماه برای هر کاربر اضافی. در برنامه سالانه ، این مبلغ به 82.50 دلار در ماه و 4.17 دلار در ماه برای هر عضو اضافی کاهش می یابد.

نوشتن SOP مربای اصلی SweetProcess است. شعار آنها این است: “چه کسی گفته است که نوشتن SOP باید دردناک باشد؟” بنابراین می توانید یک تجربه آسان را دنبال کنید.

sop software: sweetprocess

منبع تصویر

SOP های آن را بنویسید

SOP ها برای اجرای روان فرآیندهای داخلی اساسی هستند. آنها در وقت شما صرفه جویی می کنند ، به آشنایی کارکنان جدید با فرایندهای شما کمک می کنند و هنگامی که فرآیندهای شما تغییر می کند ، کارکنان با تجربه را به روز نگه می دارند. ارزش آن را دارد که آنها را واضح ، خوانا و قابل اجرا قرار دهید.

برای الهام بیشتر رایگان ، روی قسمت زیر کلیک کنید تا قسمت قالب های آسان برای استفاده HubSpot را بررسی کنید.

توجه ویراستار: این پست در ابتدا در اکتبر 2019 منتشر شد و برای جامعیت به روز شده است.

Marketing Plan Template

نوشته ها مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *